MNR 10: 5 Dysfunkcji Pracy Zespołowej cz.1

Listen to „MNR 10: 5 Dysfunkcji Pracy Zespołowej cz.1” on Spreaker.

Czy Twój zespół spełnia kryteria spójnego, skutecznego i efektywnego zespołu? Czy budowanie takiego zespołu to zadanie trudne czy łatwe? A może jesteście po prostu grupą ludzi pracujących wspólnie w tej samej organizacji i z czymś, co nazywamy „zespołem”, nie ma to w ogóle nic wspólnego?

Pytanie „Dlaczego warto budować spójny i efektywny zespół?” może wydawać się truizmem, ale konsekwencje tych odpowiedzi mogą decydować o sukcesie … lub o porażce każdego zespołu i każdej organizacji.

Wersja tekstowa podcastu (kliknij aby rozwinąć)

W dzisiejszym, 10 odcinku podcastu Manager na Rozdrożu, chciałbym rozprawić się z tym, co nazywamy prawdziwym zespołem. Temat jest niezwykle ważny, a w dzisiejszych czasach coronawirusa ma jeszcze większe znaczenie. W sytuacji zespołów rozproszonych, albo zespołów, którymi w znacznej mierze zarządza się zdalnie (tak jak dzisiaj w większości przypadków) budowanie spójnego zespołu może okazać się jedną z ważniejszych przewag konkurencyjnych.

Patrick Lencioni, w swojej książce „5 Dysfunkcji Pracy Zespołowej”, omawia 5 fundamentalnych barier, które mogą utrudniać budowanie spójnego zespołu a z drugiej strony pokazuje, że już nawet sama znajomość, sama świadomość tych barier, może pomóc całkiem skutecznie się z nimi rozprawić.

Na początku warto zadać sobie pytanie, czy to, w czym zawodowo bierzesz udział, rzeczywiście jest zespołem, czy też stanowicie po prostu grupę osób pracujących ze sobą w tej samej organizacji.

Okazuje się, że z tym, co rzeczywiście możemy nazwać zespołem mamy znacznie rzadziej do czynienia niż nam się wydaje. My generalnie przyzwyczailiśmy się określać pewne grupy ludzi mianem „zespołu”, i co za tym idzie, oczekujemy pewnych charakterystycznych dla członków spójnego zespołu zachowań a tak naprawdę … nie mamy do czynienia z zespołem. To niezrozumienie może rodzić szereg nieporozumień i frustracji, zwłaszcza u managera zarządzającego tym, co uważa za zespół a tak naprawę zarządza po prostu zbiorem współpracowników.

O „zespole” mówimy wtedy, gdy wszyscy członkowie zespołu mają jeden, wspólny cel i są skoncentrowani na jego realizacji. Bardzo dobrą analogią jest zespół sportowy. Nie ma znaczenia, kto gra na jakiej pozycji, kto ile razy odebrał piłkę itd. Jeżeli zespół nie wygrał meczu, to żaden z zawodników nie osiągnął sukcesu.

W zespołach firmowych często jest jednak nieco inaczej. Często jest tak, że to, czy zespół zrealizował swój cel czy nie, może nie wpływać w żaden sposób (albo przynajmniej w żaden znaczący sposób) na realizację moich, indywidualnych celów. Mówiąc wprost – jeżeli ja dostaję swoją premię niezależnie od tego, czy cały zespół zrealizował swój cel czy nie, to oznacza, że nie mamy do czynienia z zespołem, tylko z grupą indywidualnych osób skoncentrowanych na osiąganiu swoich indywidualnych celów. Jeżeli zespół sportowy nie wygrał meczu, to żaden z zawodników nie dostaje premii. Jest to nie tylko logiczne, ale również bardzo uczciwe i sprawiedliwe.

Okazuje się więc, że z czymś, co możemy nazwać „zespołem firmowym” mamy rzadziej do czynienia niż nam się wydaje. Wielu managerów nie do końca zdaje sobie z tego sprawę i oczekuje od współpracowników np. ścisłej współpracy lub wzajemnego zaufania itd. A należy pamiętać, że każdy z nas będzie robił to, za co dostaje pieniądze. Jeżeli ja dostaję pieniądze za realizacje swoich indywidualnych celów, a realizacja lub brak realizacji celu zespołowego w żaden sposób na to nie wpływa, to jaką mam mieć motywację, żeby koncentrować się bardziej na celu całego zespołu a nie na swoim indywidualnym celu?

Kiedy więc zależy Ci na wykreowaniu zachowań charakterystycznych dla członków prawdziwego zespołu, to najpierw poszukaj odpowiedzi na pytanie, czy zarządzasz zespołem skupionym na osiągnięciu wspólnego celu, czy też zarządzasz grupą osób pracujących w jednej organizacji, w której każdy realizuje swoje cele indywidualne.

Temat niby prosty, ale jednak nie taki oczywisty dla wielu managerów, jak się może wydawać. Zrozumienie tego, czy masz do czynienia z zespołem czy grupą współpracowników rozwiązuje szereg nieporozumień i eliminuje niepotrzebne oczekiwania.

Jeśli dochodzisz do wniosku, że to, czym zarządzasz nie jest prawdziwym zespołem, a zależy Ci na postawach typowych dla zawodników grających w jednej drużynie, to najpierw stwórz rozwiązania systemowe w swojej organizacji. Powinny one pójść w tę stronę, aby pokazać, że realizacja wspólnego celu jest ważniejsza i wszystkim bardziej się opłaca niż realizacja celów indywidualnych. Ta prosta zmiana systemowa w naturalny sposób wykreuje zupełnie inne postawy i zupełnie inne zachowania u poszczególnych osób.

Ważne jest zrozumienie jednego faktu: to, że ludzie pracują razem nie czyni z nich automatycznie zespołu.

Kiedy stwierdzisz, że jednak zarządzasz zespołem, to teraz trzeba poszukać odpowiedzi na pytanie, czy zespół ten jest skuteczny, spójny i efektywny.

Można powiedzieć, że jedyną prawdziwą miarą skuteczności każdego zespołu jest to, czy realizuje on założone cele czy nie. Tak jak w sporcie. Na końcu meczu jedyne co jest ważne to, czy zespół wygrał mecz, czy go jednak przegrał.

Okazuje się, że to jednak nie wszystko. Nie tylko dla członków zespołu, ale również dla kibiców jest ważne coś jeszcze. A mianowicie to, w jakim stylu zespół wygrał lub przegrał ten mecz. Prawda jest taka, że nie będziesz zawsze wygrywać. Będą zdarzać się porażki. To, w jaki sposób Twój zespół zwycięża, ale również w jaki sposób przegrywa świadczy o jego spójności i wielkości.

Niestety, niektórzy z managerów są tak skoncentrowani na wyniku (i tylko i wyłącznie na wyniku), że mogą w ogóle nie zwracać uwagi na to, co tak pięknie nazywa się po polsku „team spirit”. Realizują cele biznesowe „za wszelką cenę”, „po trupach”, nie zwracając uwagi na konsekwencje i nie czytając potrzeb zespołu. Być może taki zespół jest skuteczny, bo realizuje zakładane cele, ale na pewno nie jest efektywny i spójny.

Efektywny zespół to taki, który nie tylko skoncentrowany jest na realizacji wspólnego celu. Jest to zespół, którego członkowie odpowiedzialni są zarówno za siebie (za swoje decyzje i działania), ale również (a może przede wszystkim) za innych. Efektywny i spójny zespół to zespół ludzi, którzy są bardzo zaangażowani w to, co robią. Są otwarci na dyskusje i poszukiwanie lepszych dla zespołu rozwiązań i, to co najważniejsze, to zespół, w którym panuje wysoki poziom wzajemnego zaufania do siebie.

No i teraz pozostaje pytanie: „Czy budowa takiego zespołu to zadanie trudne, czy łatwe?”

Niełatwo na nie jednoznacznie odpowiedzieć, bo jest i takie i takie. Z jednej strony jest to zadanie łatwe, bo nie wymaga jakiś super sztuczek i doktoratów z dziedziny zarządzania. Z drugiej jednak strony może okazać się to trudne, bo wymaga przede wszystkim odpowiedzialności, odwagi i konsekwencji. I to od każdego członka zespołu – nie tylko od jego lidera.

Nie ma sensu zastanawiać się, czy to budowa takiego zespołu jest trudna, czy łatwa. Należy zastanowić się nad pytaniem: Czy warto? Czy warto poświęcić czas i energię na budowę spójnego zespoły? Patrząc na, że spójne zespoły zawsze występują w organizacjach odnoszących sukces i nie występują w organizacjach ponoszących porażki, to odpowiedź jest oczywista. Nie chcę powiedzieć, że spójny zespół to najważniejszy czy jedyny czynnik sukcesu, ale tak po prostu jest, że w organizacjach odnoszących sukcesy występują efektywne i spójne zespoły a w tych skazanych na porażkę takich zespołów nie ma. Praca zespołowa, spójna i efektywna, może więc stać się ważnym czynnikiem przewagi konkurencyjnej.

Z drugiej strony odnoszę wrażenie, że potencjał kryjący się za pracą zespołową w wielu firmach nie jest jednak w pełni wykorzystany. Być może dzieje się tak dlatego, że niezwykle trudno jest w bezpośredni sposób zmierzyć efektywność pracy zespołowej. Każdy z nas rozumie jaki jest jej wpływ na osiągane wyniki, ale odpowiedź na pytanie: „Jakie konkretne przełożenie na osiągane wyniki ma praca zespołowa?” jest trudnym pytaniem. Z tego powodu wielu managerów woli skupić się na czymś, co da się zmierzyć i wycenić. Uzyskanie wysokiego poziomu pracy zespołowej jest trudne również z innego powodu. Nie da się tego kupić albo wymusić. Budowa takiego zespołu wymaga nie tylko odwagi i konsekwencji, ale również dobrej energii emocjonalnej a są to cechy, których wielu managerom, nawet bardzo zaangażowanym w pracę, po prostu brakuje.

Natomiast korzyści, które płyną z posiadania spójnego i efektywnego zespołu, są absolutnie nie do przecenienia. Tych korzyści na pewno jest znacznie więcej, ale ja chcę skupić się na 3 najważniejszych z mojej perspektywy.

Po pierwsze: Kiedy ludzie razem pracują dla dobra całego zespołu bardzo często osiągają coś, co być może na etapie planowania wydawało się niemożliwe. Członkowie takich zespołów żyją według filozofii, która brzmi: „razem możemy więcej, niż każdy z nas oddzielnie”. Takie zespoły osiągają znacznie lepsze wyniki w krótszym czasie i to przy niższych kosztach.

Po drugie: Członkowie takiego zespołu odsuwają na bok własne potrzeby i nie stosują manipulacyjnej polityki wewnętrznej, która potrafi każda organizację rozłożyć na łopatki.

Po trzecie: Praca zespołowa daje wszystkim poczucie więzi i przynależności. To zawsze było bardzo ważne, ale jeszcze raz podkreślę, że w dzisiejszych czasach, bardzo często onlinowego zarządzanie zespołem, takie poczucie więzi i przynależności nie tylko daje każdej firmie gwarancję sukcesu, ale jest niezwykle ważne dla każdego z pracowników.

No i najważniejsze pytanie: Jak to zrobić?

Patrick Lencioni, uważany przez wielu najwybitniejszych managerów za osobę, która reprezentuje nowoczesną generację myślicieli zajmujących się przywództwem i autor bestsellera „5 Dysfunkcji Pracy Zespołowej” podpowiada nie tylko, CO warto zrobić, ale również JAK budować takie zespoły.

Pięć dysfunkcji pracy zespołowej to:

  1. Brak zaufania
  2. Obawa przed konfliktem
  3. Brak zaangażowania
  4. Brak odpowiedzialności
  5. Brak koncentracji na rezultatach.

Członkowie efektywnych zespołów ufają sobie nawzajem na podstawowym, emocjonalnym poziomie. Nie obawiają się dyskutować na temat własnych słabości, błędów czy obaw. Są całkowicie otwarci wobec innych i nie stosują barier ochronnych.

Jest to niezbędne, gdyż członkowie zespołów, którzy sobie ufają, nie obawiają się prowadzić gorących dyskusji dotyczących kwestii kluczowych dla osiągnięcia sukcesu przez organizację. Nie wahają się nie zgadzać się z innymi i podawać w wątpliwość ich punkt widzenia. Wszystko to w duchu znalezienia najlepszych rozwiązań i podejmowania najlepszych decyzji.

Członkowie zespołu, którzy angażują się w konstruktywny konflikt, są w stanie osiągnąć konsensus dotyczący podjęcia ważnej decyzji nawet w sytuacji, gdy na początku część z nich miała inne zdanie. Dzieje się tak dlatego, ponieważ wszyscy mają pewność, że przedstawiono wszelkie wątpliwości, idee i pomysły i że nic nie zostało zamiecione pod dywan.

Ma to ogromne znaczenie, gdyż członkowie zespołów, którzy angażują się w proces podejmowania decyzji i postępowanie zgodne z ustalonymi standardami, nie obawiają się wymagać od innych, by cechowali się taką samą postawą. Członkowie takiego zespołu czują się odpowiedzialni nie tylko za siebie (za swoje decyzje i swoje działania), lecz również za wszystkich w zespole.

No i na koniec jest bardzo prawdopodobne, że członkowie zespołów, którzy nawzajem sobie ufają, angażują się w konflikt, nie unikają przyjmowania odpowiedzialności za podejmowane decyzje i wymagają tego od innych, odłożą na bok indywidualne priorytety i skoncentrują się na tym, co jest najlepsze dla ogółu. Tacy ludzie nie ulegają pokusie, by na plan pierwszy wysuwać interesy własnych działów czy też zaspakajać własne ego. Koncentrują się na tym, co jest najważniejsze dla osiągnięcia sukcesu przez zespół.

Na zakończenie dzisiejszego podcastu odpowiedz sobie na 5 pytań (chociaż jedno z nich będzie nieco bardziej rozbudowane):

  1. Czy masz do czynienia z zespołem czy jedynie z grupą osób pracujących w jednym miejscu?
  2. Czy znasz kryteria spójnego i efektywnego zespołu?
  3. Czy Twój zespół spełnia te kryteria? Jaki jest poziom wzajemnego zaufania? Czy członkowie zespołu nie obawiają się wejść w otwarty, konstruktywny konflikt? Czy są zaangażowani w podejmowane decyzje i czy biorą na siebie odpowiedzialność za całą organizację? Czy członkowie Twojego zespołu stale widzą główny cel przed oczami i są na nim skoncentrowani?
  4. Co jest najsłabszą stroną Twojego zespołu a co najmocniejszą?
  5. Na czym powinieneś się skupić w najbliższym czasie, aby wzmocnić swój zespół od środka?

Jeżeli ten temat jest dla Ciebie ważny, to już teraz zapraszam Cię do odsłuchania kolejnego odcinka podcastu, w którym podzielę się z Tobą pomysłami na to, w jaki sposób pokonać 5 dysfunkcji pracy zespołowej.

Artur Raba