MNR 8: Cel prezentacji – nie o tytuł wystąpienia tutaj chodzi!

Listen to „MNR 8: Cel prezentacji” on Spreaker.

W 6 odcinku podcastu mówiłem o tym, że sukces każdej prezentacji zależy od stanu emocjonalnego prezentera oraz od umiejętności wpływania na stan emocjonalny słuchaczy.

Nie jest to cała prawda.

Emocje oczywiście są niezwykle ważne (może nawet najważniejsze), ale oprócz emocji jest coś jeszcze. Jest to coś, co może zmienić obraz całej Twojej prezentacji. Z drugiej strony temat, który chcę dzisiaj poruszyć wydaje się tak oczywisty, że nieraz zastanawiam się, czy w ogóle wspominać o nim podczas moich szkoleń.

Jednak za każdym razem przeżywam to samo niedowierzanie graniczące z szokiem. Okazuje się, że ten z pozoru oczywisty i prosty temat, przysparza wszystkim (nawet wybitnym managerom z wieloletnim stażem) sporo kłopotu. Dlatego postanowiłem nagrać dzisiejszy odcinek podcastu Manager Na Rozdrożu.

Wersja tekstowa podcastu (kliknij aby rozwinąć)

W dzisiejszym, 8 odcinku podcastu Manager Na Rozdrożu zajmę się tematem, który teoretycznie wydaje się absolutnie oczywisty i prosty. Pamiętaj, że prosty – wcale nie musi oznaczać łatwy.

Zanim jednak odkryję karty mam dla Ciebie zadanie.

  1. Przypomnij sobie ostatnią prezentację w swoim wykonaniu i zapisz na kartce papieru jaki był jej cel.
  2. To samo zrób dla ostatniej prezentacji w której wziąłeś udział jako uczestnik.

Masz to? Ważne żebyś to zrobił przed dalszą częścią podcastu.

Podczas szkoleń dotyczących prezentacji, po pierwszych wystąpieniach uczestników i krótkich sesjach feedbackowych, proszę uczestników o podanie celu ich wystąpienia.

Ciekawy jestem jak brzmi cel zapisany na Twojej kartce papieru, ale ja, w 99% przypadków słyszę odpowiedzi typu:

– „Celem mojej prezentacji było pokazanie (i tutaj najczęściej pada główne zagadnienie prezentacji)…”

– „Mój cel prezentacji to poinformowanie uczestników o …”

– „Moim celem prezentacji było zaprezentowanie wyników / badania / schematu / modelu / produkty …” itd. Itd.

Jeżeli na twojej kartce papieru znajdują się cele zapisane w podobny sposób to zachęcam cię, żebyś przy kolejnej swojej prezentacji naprawdę bardzo poważnie zastanowił się nad celem swojego wystąpienia.

Jest to niezwykle ważne, ponieważ może to zmienić całe twoje podejście do prezentacji i do jej konstrukcji.

Wszystkie cele zdefiniowane w podobny sposób mówią o tym, że celem takich prezentacji było przekazanie jakieś informacji (np. dotyczącej produktu, wyników, badania, schematu, procedury itp.).

Tyle tylko, że nie po to robi się prezentacje.

Kiedy podczas szkoleń słyszę od uczestników tak zdefiniowane cele najczęściej reaguję kolejnym pytaniem – jednym z najważniejszych, które każdy prezenter powinien sobie zadać zanim przystąpi do konstruowania swojego wystąpienia – a mianowicie: PO CO?

PO CO – chcesz pokazać to, co pokazałeś?

PO CO – chcesz poinformować uczestników o tym temacie?

PO CO – chcesz zaprezentować te wyniki / badania / schemat / model / produkt itp.?

Bo nie o tytuł prezentacji tutaj chodzi – tylko o jej cel.

Po co tracisz czas, energię i wysiłek, żeby przygotować i poprowadzić tę prezentację? Po co zbierasz uczestników i organizujesz to całe wydarzenie? Dlaczego twoi słuchacze mają poświecić 5 minut czy 2 godziny swojego cennego życia, żeby cię wysłuchać?

Pytania te często są przyczyną frustracji wielu prezenterów.

Okazuje się, że większość speakerów i uczestników szkoleń z prezentacji czy wystąpień publicznych ma poważny kłopot z odpowiedzią na nie. To oznacza, że tak naprawdę większość prezenterów ani nie zna ani tak naprawdę nie rozumie celu swojego wystąpienia. A skoro sam prezenter ma kłopot z odpowiedzią na pytanie PO CO porusza ten temat?, to trudno od uczestników oczekiwać, żeby zrozumieli cel całego spotkania.

Pomyśl o tym w ten sposób.

Jeżeli celem twojej prezentacji ma być tylko poinformowanie uczestników o czymś czy zaprezentowanie jakiś wyników, badania lub modelu to nie musisz organizować prezentacji. Nie musisz poświęcać całego dnia (albo więcej) na jej przygotowanie, na organizację, nie musisz wydawać pieniędzy na salę i catering, albo wysyłać zaproszenia do wirtualnego pokoju, a przede wszystkim nie musisz narażać się na stres związany z wystąpieniem. Istnieją znacznie prostsze, tańsze i łatwiejsze sposoby przekazania informacji. Wystarczy, że wyślesz do wszystkich uczestników informację emailem i informacja zostanie przekazana.

Prezentacje nie robi się po to, żeby przekazać informacje.

Celem twojej prezentacji powinno być nadanie tym informacjom znaczenia, zinterpretowanie ich i wytłumaczenie. Zdefiniowany przez ciebie cel prezentacji powinien zaczynać się od sformułowań typu:

celem mojej prezentacji jest przekonać / wyjaśnić / nauczyć uczestników …

– celem mojej prezentacji jest zainteresować / zachęcić / zmotywować uczestników do …

– celem mojej prezentacji jest skorygować wiedzę / postawę / zachowania …

Zwróć uwagę na to, że tak zdefiniowany cel zmienia charakter całego wystąpienia. Prezentacja będzie wtedy wymagała od Cienie zupełnie innego podejścia, zupełnie innych komunikatów i większego nacisku na inne treści.

Spójrz na to w ten sposób – Jeżeli celem twojej prezentacji będzie tylko i wyłącznie przekazanie informacji, to w zasadzie każda prezentacja kończy się sukcesem. Bo przecież, niezależnie od tego jak fatalna był prezentacja – speaker przekazał Informacje a to oznacza, że cel został zrealizowany.

Jeżeli natomiast celem twojej prezentacji będzie np. zmotywowanie, zainteresowanie czy zachęcenie uczestników do czegoś (oczywiście dzięki informacjom, które przekażesz) to będzie już wymagało od ciebie innego podejścia do całej prezentacji i być może zmiany całej jej konstrukcji.

Oczywiście – podczas prezentacji przekazujesz szereg różnych informacji, ale nie po to organizuje się prezentację. Te informacje nie są celem samym w sobie, tylko drogą do celu. Pytania, które powinieneś zadawać sobie stale tworząc swoje wystąpienie powinny brzmieć:

  1. Po co chcę przekazać te informacje?

Pamiętaj – nie chodzi tutaj o tytuł prezentacji, ale o coś dużo ważniejszego, a mianowicie o jej cel.

Osiągnięcie celu postawionego w ten sposób nie jest już takie oczywiste i wymaga nieco kunsztu i umiejętności prezentacyjnych, ale o tym to już może w kolejnych podcastach.

Artur Raba