MNR 11: Pierwsza Dysfunkcja Pracy Zespołowej – Brak Zaufania

Listen to „MNR 11: Pierwsza dysfunkcja pracy zespołowej – Brak Zaufania” on Spreaker.

Jeżeli jeszcze do tej pory nie przesłuchałeś albo nie przesłuchałaś 10 odcinka podcastu Manager na Rozdrożu, to zrób to koniecznie teraz. W 10 odcinku poruszałem temat definicji zespołu i znajdziesz w nim omówienie 5 dysfunkcji pracy zespołowej – 5 czynników, które potrafią zniszczyć każdy zespół.

Wersja tekstowa podcastu (kliknij aby rozwinąć)

Patrick Lencioni – autor „5 Dysfunkcji Pracy Zespołowej” – omawia nie tylko tych 5-ciu killerów każdego zespołu, ale podpowiada również co zrobić, żeby eliminować te bariery krok po kroku oraz żeby efektywność i spójność każdego zespołu przenieść na najwyższy możliwy poziom.

Jak pamiętasz z lektury książki albo z 10 odcinka podcastu „Manager na Rozdrożu” tych 5 dysfunkcji pracy zespołowej, o których wspomniałem we wstępie, to:

  1. Brak zaufania
  2. Obawa przed konfliktem
  3. Brak zaangażowania
  4. Brak odpowiedzialności
  5. Brak koncentracji na rezultatach.

W 11 odcinku podcastu „Manager na Rozdrożu” chciałbym poruszyć temat pierwszej dysfunkcji pracy zespołowej (czyli braku zaufania)  i podpowiedzieć Ci moje trenerskie rozwiązania, które stosuję w pracy nad spójnością i efektywnością zespołu opartą na wzajemnym zaufaniu.

Na samym początku tego podcastu chciałbym przedstawić 3 prawdy objawione dotyczące tego tematu.

  • Prawda numer 1: Nic nie jest ważniejsze od zaufania. Nikt z nas chyba nie ma wątpliwości, że zaufanie leży absolutnie u podstaw wszystkiego.
  • Prawda numer 2: Okazuje się jednak, że Zaufanie w życiu zawodowym występuje dosyć rzadko, bo:
    • jest trudne do wprowadzenia i utrzymania. Zaufanie buduje się miesiącami i latami a można je stracić w jednej chwili (jedną nieprzemyślaną decyzją czy zachowaniem) … i niezwykle ciężko jest to zaufanie ponownie odbudować.
    • Budowa zaufania wymaga walki z ludzką naturą i zachowaniami korporacyjnymi, gdzie to raczej brak zaufania i otwartości jest normą niż odwrotnie
  • Prawda numer 3, która jest wypadkową dwóch pierwszych założeń:  skoro zaufanie jest tak ważne i tak rzadko występuje to z drugiej strony jest to bardzo dobra wiadomość! Bo to oznacza, że jeżeli zbudujesz zespół oparty jest na prawdziwym zaufaniu, stworzysz wówczas bardzo silną przewagę nad konkurencją.

Dlatego też warto budować zespół oparty na wzajemnym zaufaniu i otwartości.

Zwróć uwagę, że członkowie zespołu, którzy ufają sobie:

  • czują się ze sobą komfortowo
  • są wobec siebie otwarci na wielu poziomach
  • nie obawiają się odsłaniać własnych słabości
  • nie obawiają się mówić o porażkach, a nawet o obawach
  • nie zamiatają trudnych spraw pod dywan

Jest tylko jeden podstawowy problem.

Cytując niemieckiego filozofa Immanuela Kanta należy powiedzieć, że „ludzie nie są wobec siebie otwarci we własnym, dobrze pojętym interesie czyniąc swoje życie łatwiejszym.”

Trudno się z tym nie zgodzić.

Cały czas robimy to w pracy i w domu.

Życie i praca nauczyły nas, że nie warto mówić wszystkiego, co się myśli. Nie warto być zbyt otwartym i ufać w dobre intencje innych osób, bo najczęściej obraca się to przeciwko nam samym. Nauczyliśmy się, że otwartość nie opłaca się i uczymy się prowadzić grę pozorów. Dzieje się tak dlatego, że mamy silną tendencję do zabezpieczania się. Narażanie się na ryzyko, i to szczególnie dla dobra innych, wydaje się przecież takie nienaturalne. Uczymy się wtedy zasad typu: „powinniśmy się troszczyć przede wszystkim o siebie a nie o innych”, „nie pozwól nikomu zobaczyć, że masz problem albo, że czegoś nie potrafisz”, nie wolno Ci opuścić gardy i odsłonić brzuch, nie wolno Ci pokazać swoich słabości. Konsekwencje takich postaw są oczywiste. Ludzie, czy nawet całe zespoły, nie współpracują ze sobą, nie dzielą się swoimi najlepszymi praktykami, są skoncentrowani tylko na swoim własnym interesie.

Jednym z największych problemów budowania zaufania opartego na otwartości jest to, że (i to wynika z moich codziennych obserwacji) otwartość rzadko kiedy jest nagradzania.

Słyszysz opinię odmienną od swojej i co robisz? Oczywiście, chciałbyś wierzyć, że prowadzisz otwartą i szczerą rozmową, ale w większości przypadków najczęściej natychmiast „kasujesz” rozmówcę nie biorąc pod uwagę konsekwencji takiego zachowania. Jeśli na dodatek pełnisz funkcję managerską to robisz to z automatu. Skupiasz się tylko na tym, co słyszysz lub na tym, czego temat dotyczy a po drugiej stronie mamy osobę, która jeszcze chwile temu ufała, że może otwarcie wyrazić swoją opinię a w nagrodę została natychmiast „skasowana”.

No i pojawia się bardzo ważne pytanie: Czy drugi raz współpracownik otwarcie wyrazi swoją opinię albo odmienne stanowisko?

Prawdopodobnie nie. Właśnie nauczył się, że „dzieci, ryby i pracownicy” głosu nie mają. Że odmienne opinie warto trzymać dla siebie i się nie wychylać, że jego zdanie i opinie nikogo nie interesują i niczego nie zmienią a rodzące się właśnie w bólach zaufanie oparte na otwartości bardzo skutecznie zostało wytępione w zarodku. I po zaufaniu.

Uczenie członków zespołu, żeby otwarcie mówili o swoich kłopotach, problemach czy błędach, żeby potrafili poprosić o pomoc, żeby potrafili powiedzieć „Słuchaj – potrzebuję pomocy, nie wiem jak się za to zabrać” wymaga przede wszystkim czasu i cierpliwości. To jest trochę tak jak z wchodzeniem do lodowatej wody. Nie jest najlepszym pomysłem skakanie na główkę bez przygotowania – może to grozić zawałem serca. Współpracownicy powinni wiedzieć, że ich postawy, komentarze czy zachowania nie będą wykorzystane przeciwko nim samym i że dobrze, kiedy otwarcie mówią o swoich pomysłach czy nawet wątpliwościach. Jeśli współpracownicy tego nie potrafią, będą tracić niepotrzebnie czas na tuszowanie swoich błędów, czy też na jakieś polityczne, wewnętrzne rozgrywki, które nikomu do niczego nie są potrzebne.

Jeżeli współpracownicy nie mają do siebie zaufania, nie będą też otwarci na nowe rozwiązania, nie mówiąc już o zaangażowaniu czy poczuciu współodpowiedzialności za realizowane cele.

No to pozostaje teraz pytanie: Jak to zrobić?

W jaki sposób budować zaufanie oparte na otwartości?

Jest to proces, który wymaga uważności i cierpliwości, ale można go nieco przyspieszyć. Chciałbym Ci tutaj przybliżyć 3 strategie, które będziesz mógł wykorzystać w swojej codziennej pracy nad spójnością swojego zespołu.

Strategia numer 1 to świadome wykorzystywanie 4 Filarów Zaufania.

Model ten mówi o tym, że istnieją 4 filary leżące u podstaw naszego wzajemnego zaufania. Filary, które mogą zdecydować o tym, czy komuś zaufamy czy nie. Dlatego tak ważne jest to, abyś świadomie wykorzystywał je każdego dnia i każdego dnia nad nimi pracował.

Filar Pierwszy to twoja Poprawność.

Twoje słownictwo, twoja punktualność, dotrzymanie słowa i inne małe, drobne gesty i reakcje wykonywane każdego dnia. To wszystko razem sprawia, że ktoś budzi w nas zaufanie lub nie – na takim podstawowym poziomie.

Drugi Filar to twoje Kompetencje.

Jak dobry jesteś w tym, czymś się zajmujesz? Czy inne osoby mogą mieć do Ciebie zaufanie, że zadanie, które masz do zrealizowania wykonasz na najwyższym możliwym poziomie i do na dodatek w terminie? Zwróć uwagę, że mamy zaufanie do osób kompetentnych no i tutaj rodzi się pytanie, czy masz zaufanie do kompetencji członków swojego zespołu. Czy każda osoba w twoim zespole rzeczywiście wie, co ma do zrobienia i czy rzeczywiście potrafi to zrobić? Jeśli masz wątpliwości – to wiesz nad czym powinieneś pracować.

Trzeci Filar budowy zaufania to twoje Możliwości.

Poprawność i kompetencje to jedno, ale to, jaka jest twoja strefa wpływu to coś zupełnie innego. Co możesz załatwić? Co przeforsować? Komu w czym pomóc? Czy można na Ciebie liczyć? Im większa jest twoja strefa wpływu, tym większe zaufanie budujesz do siebie. Dlatego stale powinieneś pracować nie tylko nad swoimi kompetencjami, ale również nad swoimi możliwościami. Z drugiej strony zastanów się, czy ty możesz liczyć na innych członków swojego zespołu.

No i Filar Czwarty – w mojej ocenie najważniejszy, bo w najsilniejszy sposób budujący nasze wzajemne zaufanie. Filar Czwarty dotyczy Twoich Wartości osobistych.

Kim jesteś? Co sobą prezentujesz? Co jest dla Ciebie ważne? Jak postępujesz a jak nigdy nie postąpisz? Te wszystkie pytania określają Twoją tożsamość osobistą i zawodową. I to nie słowne deklaracje, ale Twoje codzienne zachowania mówią innym, czy można Ci zaufać czy też nie. Jakie są wartości innych członków twojego zespołu? Czy szanujecie i doceniacie je wzajemnie?

Te 4 Filary Zaufania (Twoja poprawność, Twoje kompetencje, Twoje możliwości i Twoje wartości) oraz codzienna praca nad nimi pomogą Ci w budowie zaufanie nie tylko do siebie, ale w całym swoim zespole.

Strategia numer 2 to udział we wspólnych doświadczeniach.

Im większą beczkę soli z kimś zjesz, tym lepiej poznasz tę osobę. Wspólny czas, wspólne przeżycia i doświadczenia, wspólne sukcesy i porażki uczą nas najwięcej i cementują nasze wzajemne zaufanie.

To jest trochę tak jak z każdą drużyną sportową. Zawodnicy grają w swoich klubach rozrzuceni po całym świecie, ale przed występem reprezentacji przyjeżdżają na zgrupowanie, żeby spędzić ze sobą czas na boisku, żeby się dotrzeć, żeby wspólnie przeżywać sukcesy i porażki. Nic nie cementuje zespołu tak, jak wspólne przeżycia. Dlatego, jako lider czy manager zespołu, powinieneś projektować możliwie dużo okazji do wspólnego spędzania ze sobą czasu. Czy to będą jakieś projekty biznesowe, czy wspólne konferencji, czy nawet wspólne szkolenia – to wszystko może być dla Ciebie doskonałą okazją do upieczenia dwóch pieczeni na jednym ogniu. Możesz załatwić swój ważny temat biznesowy a z drugiej strony świadomie wykorzystywać te okazje do budowania bardziej efektywnego i spójnego zespołu.

Strategia numer 3 to sesje dla zespołu, mające na celu pełniejszą jego integrację a co za tym idzie – większy poziom wzajemnego zaufania.

Sesje te możesz zrealizować samodzielnie z członkami swojego zespołu albo zaprosić jakiegoś zewnętrznego moderatora. Mogą one również być częścią jakiegoś większego wydarzenia czy szkolenia. Celem tych sesji jest to, aby wszyscy uczestnicy, z liderem zespołu na pierwszym miejscu, otworzyli się nieco bardziej przed pozostałymi członkami zespołu prezentując dystans do siebie, nie bojąc się mówić o swoich słabszych stronach czy jakiś wewnętrznych rozterkach.

Ja często stosuję tutaj dwa ćwiczenia.

Ćwiczenie 1 to „historie osobiste”. Po krótkiej instrukcji i chwili na przygotowanie proszę wszystkich, zaczynając od lidera zespołu, żeby powiedzieli innym:

  • Gdzie się wychowali?
  • Ile dzieci było w rodzinie i którym dzieckiem ty byłeś w kolejności?
  • Co w dzieciństwie było największym wyzwaniem (co było najtrudniejsze, gdy było się dzieckiem)?
  • Jaki był Twój największy błąd zawodowy?
  • Kto (jak do tej pory) najbardziej Ci imponuje i dlaczego?

Ćwiczenie 2 to „profilowanie behawiorystyczne” do czego możesz wykorzystać np. model Insights Discovery i raporty indywidualne Insights. Jest to jedno z moich ulubionych narzędzi diagnozujących typ osobowości. Tutaj, podobnie jak w przypadku pierwszego ćwiczenia, po krótkiej instrukcji i chwili na przygotowanie, proszę wszystkich członków zespołu do podzielenia się odpowiedziami na pytania:

  • Jakie są Twoje 3 mocne strony (z przykładami)?
  • Jakie są Twoje 3 słabe strony, które najbardziej przeszkadzają Tobie (z przykładami)?
  • Jakie są Twoje 3 cechy (zachowania), które innym mogą przeszkadzać w waszej wzajemnej współpracy (z przykładami)?
  • Jakie są Twoje 3 najważniejsze motywatory?

Takie rundy mają ogromne znaczenie dla lepszego wzajemnego zrozumienia wśród wszystkich członków zespołu. A im lepiej się znamy, tym lepiej rozumiemy swoje zachowania, lepiej się ze sobą komunikujemy i mamy większe zaufanie do siebie nawzajem.

Świadomie podczas tych rund zwracam uwagę nie tylko na pozytywy, ale również na potencjalnie słabsze strony uczestników czy trudne sytuacje z ich życia osobistego czy zawodowego. I od razu chciałbym Ci powiedzieć dlaczego tak robię i dlaczego jest to tak ważne na etapie budowania zaufania w zespole.

Mówienie o swoich sukcesach i mocnych stronach jest bardzo istotne i pozwala nam zrozumieć, co jest dla kogo ważne. Jednak, żeby publicznie (przed członkami swojego zespołu) mówić o swoich porażkach i słabych stronach to wymaga już pewnej odwagi i opuszczenia gardy. Uczymy się wtedy, że nie musimy mieć jej stale podniesionej, że opuszczając gardę i obnażając się nieco przed innymi nic nie tracimy ze swojej pozycji a z drugiej strony budujemy otwartość. Łatwiej jest nam wtedy dzielić się opiniami i pomysłami z innymi. Budowanie otwartości i opartemu na nim zaufaniu to proces. Należy uczyć się jej stopniowo. Kiedy jednak otwieramy się przed innymi mówiąc o sobie lub o szczegółach ze swojego życia prywatnego lub zawodowego – uczymy się też otwartości w innych sprawach.

Tego typu ćwiczenia pozwalają nie tylko lepiej zrozumieć się poszczególnym członkom zespołu, ale są też doskonałym sposobem na budowę wzajemnego zaufania.

Po takiej sesji, jako lider zespołu, poświęć chwilę na pielęgnowanie tych rezultatów.

Poświęć czas na prywatną rozmowę z poszczególnymi członkami swojego zespołu. Jeśli masz okazję – opowiedz innym o elementach ze swojego życia prywatnego i dowiedz się czegoś o innych. Wymieniaj się Raportami INSIGHTS z innymi członkami zespołu. Obowiązkowo przeczytaj raport INSIGHTS członków swojego zespołu i daj innym do przeczytania swój Raport Insights. Porozmawiajcie ze sobą na temat tych raportów – na temat tego, co było dla Ciebie zaskoczeniem w raporcie współpracownika i odwrotnie. Może twój współpracownik znalazł w twoim raporcie coś, co go zaskoczyło. Bądź otwarty wobec innych i doceniaj otwartość innych. Promuj i premiuj tego typu zachowania, aby wszyscy w zespole wiedzieli, że to jest dla Ciebie bardzo ważne.

Podsumowując ten temat pamiętaj, że zaufanie jest podstawą wszystkiego. Budowa zaufania to proces, który wymaga cierpliwości i twojej świadomej uwagi. Tak jak w życiu prywatnym, tak samo w życiu zawodowym zaufanie należy uważnie pielęgnować.

Zastanów się jak oceniasz poziom wzajemnego zaufania w swoim zespole (np. w skali od 1 do 10) i z czego ta ocena wynika. Czy ten poziom jest dobry czy jednak należy nad zaufaniem popracować? W jaki sposób możesz popracować nad 4 filarami Zaufania (nad poprawnością, kompetencjami, możliwościami i wartościami)? A może powinieneś skupić się na tym, żeby zaprojektować dla swojego zespołu udział w jakimś wspólnym doświadczeniu, które cementuje zespół od środka? A może warto przeprowadzić specjalnie dedykowane sesję wzmacniające zespół, budujące otwartość i lepsze wzajemne zrozumienie?

Artur Raba