MNR 14: Układy Prezentacji

Listen to „MNR 14: Układy Prezentacji” on Spreaker.

Wyobraź sobie następującą scenę.

Otrzymałeś zlecenie na zrealizowanie prezentacji. Temat wydaje ci się niezwykle ciekawy i atrakcyjny. Uważasz, że nie tylko masz odpowiednie kompetencje, aby przedstawić to zagadnienie, ale na dodatek bardzo zależy ci na tym, żeby wypaść jak najlepiej. Zdefiniowałeś już cel swojego wystąpienia: wiesz, co chcesz osiągnąć i co twoi słuchacze powinni wynieść z twojej prezentacji. Teraz przychodzi moment na zbudowanie całej prezentacji i … nie bardzo wiesz od czego zacząć.

Zaczyna dopadać cię lekki niepokój, że prezentacja będzie niejasna dla odbiorców albo zbyt chaotyczna. Obawiasz się, że może to zrujnować twój autorytet a z całą pewnością może narazić cię na niezbyt przychylny odbiór ze strony słuchaczy.

Wiesz jak to jest, kiedy zaczynasz uświadamiać sobie, że nie masz pomysłu na to, jak skonstruować całą prezentację tak, aby była ona nie tylko efektywna, ale i efektowna.

A przecież w sumie o to w tej całej prezentacji chodzi.

Wersja tekstowa podcastu (kliknij aby rozwinąć)

W 8 odcinku podcastu Manager Na Rozdrożu mówiłem o tym, w jaki sposób zdefiniować cel prezentacji. Kiedy przygotowujesz się do swojego wystąpienia i odpowiedziałeś już sobie na pytania: Ale w ogóle po co organizuję tę prezentację? to teraz przychodzi moment na kolejny krok.

To, czego potrzebujesz w tym momencie, to specyficzny i skuteczny układ prezentacji.

Co to takiego?

W czym może Ci pomóc wybór odpowiedniego układu i dlaczego ważne jest to, aby zdecydować się na jakiś konkretny układ prezentacji na samym początku pracy nad wystąpieniem.

Układ prezentacji to sposób … w jaki układasz całą prezentację:)

Każda prezentacja składa się z kilku elementów, które powinny do siebie w logiczny sposób pasować.  Tak jak w puzzlach elementy muszą być dopasowane do całości, żeby stworzyć jakiś fajny obrazek a nie jakieś szalone działo jeszcze bardziej szalonego konstruktora, w którym nic nie trzyma się kupy i robi wrażenie totalnego chaosu – tak samo jest w prezentacjach.

Można więc powiedzieć, że układ prezentacji to nic innego jak jej wewnętrzna konstrukcja, która pozwala ci łatwiej i skuteczniej zrealizować cele twojego wystąpienia.

Dobrze dobrany układ wystąpienia pomoże ci ułożyć odpowiednie treści w odpowiedni sposób i zwielokrotnić efekt swojej prezentacji.

Wybór odpowiedniego układu prezentacji powinien być ważny nie tylko dla ciebie, ale również dla twoich słuchaczy. Twojej publiczności (albo raczej w dzisiejszych czasach prezentacji online – twoim słuchaczom) pozwala on śledzić twoje wystąpienie krok po kroku i lepiej zrozumieć przedstawiany materiał. Dzięki temu twoja prezentacja zyskuje na jasności i czytelności a z drugiej strony unikasz chaosu i „szumu” informacyjnego, który może skutecznie zniszczyć efekt każdego wystąpienia.

Każda dobra prezentacja zbudowana jest według charakterystycznego dla niej szkieletu i w tym podcaście chciałbym przedstawić ci 5 najczęściej stosowanych układów prezentacji.

Układ Nr 1 to Problem-Rozwiązanie.

Jest on niezwykle przydatny w sytuacji, kiedy prezenter chce swojej publiczności coś „sprzedać”. Jakąś ideę, produkt, usługę, rozwiązania, pomysł itp.

Żebyś mógł (albo mogła) w pełni wykorzystać jego siłę i potencjał ważne jest dobre zrozumienie mechanizmu wykorzystywanego w tym układzie.

Błąd popełniany przez większość spikerów polega na zbyt szybkim prezentowaniu rozwiązania. Jeśli ciebie też kusi, żeby szybko przejść do rozwiązania to pamiętaj, że tracisz w ten sposób na sile oddziaływania na słuchaczy. Rozwiązanie (bez dobrze zdefiniowanego problemu na które to rozwiązanie odpowiada) nie ma dla twoich odbiorców żadnego znaczenia.

Żeby prezentowane przez ciebie rozwiązanie było dla mnie ważne (dla uczestnika twojej prezentacji), żeby było dla mnie interesujące i atrakcyjne muszę najpierw zrozumieć „problem” związany z tematem prezentacji i, co więcej, utożsamić się z nim.

Muszę zrozumieć, że ten problem dotyczy mnie a konsekwencje tego problemu wymagają ode mnie jakieś zmiany całej tej sytuacji. Dopiero teraz jestem gotowy na usłyszenie rozwiązania, które dla mnie przygotowałeś.

Dlatego też w pierwszej części wystąpienia powinieneś więcej czasu przeznaczyć na uświadomienie swojej publiczności problemu związanego z tematem prezentacji i negatywnych konsekwencji wynikających z tego problemu.

Tą częścią prezentacji powinieneś wywołać u słuchaczy tzw. „potrzebę zmiany obecnej sytuacji”. Dopiero kiedy wywołasz taki efekt, powinieneś przejść do zaprezentowania przygotowanego przez siebie rozwiązanie. Atrakcyjność tak przedstawionego rozwiązania będzie wówczas znacznie większa.

Wyobraź sobie, że uczestnicy twojej prezentacji przychodzą na spotkanie w takim neutralnym stanie emocjonalnym – stan zerowy. A twoim zadaniem jest zainteresować ich czymś. Zaciekawić. Zmotywować. Twoim zadaniem jest przenieść ich na stan emocjonalny +1.

Emocjonalna atrakcyjność twojego rozwiązania to przestrzeń pomiędzy zerowym (neutralnym) stanem emocjonalnym twoich słuchaczy a stanem emocjonalnym +1.

Jeśli jednak na początku swojego wystąpienia zdefiniujesz problem … i to problem, z którym odbiorcy twojej prezentacji mogą się utożsamić … i sprowadzisz ich stan emocjonalny do poziomu -1 … i zaprezentujesz im negatywne konsekwencje tego problemu … i ściągniesz ich emocje do poziomu -2 … wówczas atrakcyjność twojego rozwiązania … ta emocjonalna atrakcyjność twojego rozwiązania  … to przestarzeń pomiędzy -2 a +1.

Jaki z tego wniosek?

Otóż prezentowane rozwiązanie, w konfrontacji do dobrze określonego problemu (i to do problemu, z którym słuchacze mogą się utożsamić) jest dla słuchaczy znacznie bardziej atrakcyjne.

Zwróć uwagę, że większość prezentacji sprzedażowych jest zbudowana według układu Problem-Rozwiązanie.

Przypomnij sobie jakąkolwiek prezentację w jakiejkolwiek telewizji zakupowej.

Na początku jest czarno-biały obraz .. osoba z nadwaga na bieżni .. . nie może zrzucić kilku kilogramów … a jednocześnie dokucza jej cholerny ból kolan … nie może biegać …

To może siłownia? Rzut oka na biurko … kilka umów z klubami fitness na stole… kalendarz zapełniony pracą … brak czasu na siłownię .. a jeszcze ten dojazd do klubu plus prysznic po treningu i 3 godzin nie ma … KIEDY MAM ZNALEŹĆ CZAS NA TO WSZYSTKO…

No to może jakiś sprzęt do domu? Widok na sypialnię .. z jednej strony jakaś bieżnia.. z drugiej jakiś mały atlas do ćwiczeń siłowych … pomiędzy tym wszystkim duża płka gimnastyczna … łózko wciśnięte gdzieś w kąt a sypialnia wygląda jak mały sklep sportowy…

I nagle pojawia się ROZWIĄZANIE! Kolorowy obraz.. spiker … z tyłu za nim dwie modelki z doskonałymi figurami … wyglądają jakby nigdy w życiu nie wyszły z siłowni … spiker zaczyna swoją prezentację i mówi: „Chcesz wyglądać tak, jak nasze modelki? Teraz nie musisz biegać godzinami żeby schudnąć jednocześnie szukając terminu na kolejną operację kolana. Nie musisz podpisywać rocznych umów z klubami fitness, do których w ogóle nie masz czasu chodzić. Twoja sypialnia może znowu zacząć wyglądać jak sypialnia (i pyk – znikają te wszystkie sprzęty). Mamy dla Ciebie rozwiązanie Twoich problemów: pas wibrujący XYZ. Tylko 15 minut dziennie. W tym czasie możesz bawić się z dziećmi, oglądać film, pracować na komputerze, albo jeśli ci na tym zależy – odkurzyć całe mieszkania – 15 minut dziennie i będziesz wyglądać tak jak nasze modelki. 

Czy nam się to podoba, czy nie – układ ten jest bardzo skuteczny i bardzo dobrze działa.

Aha – jeszcze na koniec mała presja czasu albo prawo ograniczonego dostępu: „Jeśli podejmiesz decyzję teraz – mamy dla Ciebie dodatkowy, mniejszy pas na uda lub ramię za które zapłacić 50% taniej. Tyle tylko, że ilość takich kompletów jest bardzo ograniczona. Dlatego podejmij decyzję TERAZ, podnieś słuchawkę i zadzwoń pod numer ….”

Niektórzy z moich klientów pytają mnie skąd tak dobrze znam tę reklamę 🙂

Powiem to!

Mam taki pas!

Pamiętam, jak kiedyś oglądałem taką prezentację i powiem ci dlaczego zdecydowałem się na kupno takiego pasa.

Sport i aktywność fizyczna zawsze były dla mnie ważne. Tyle tylko, że jestem już po 2 rekonstrukcjach więzadła krzyżowego. Nie mogę biegać i obciążać nogi zbyt długo. Wiele lat temu zapisałem się do jednego z klubów fitness. To były czasy, kiedy podpisywało się krwią roczne umowy. Byłem na treningu raz – dosłownie raz. Najdroższy trening świata – 2500 zł za jedną wizytę na siłowni. Moje mieszkanie wygląda jak mały sklep sportowy. Mam taką słabość – lubię kupować sprzęty sportowe. Kiedy moja żona widzi jak przeglądam w internecie kolejną stronę sportową – zabiera mi komputer:)

A tutaj – ten człowiek mówi dokładnie o mojej sytuacji. Opisuje mi moje problemy. Utożsamiam się z nimi a spiker pokazuje mi konsekwencje tej sytuacji. Za chwilę zaprezentuje mi rozwiązanie moich problemów. Doprowadził mnie do sytuacji, że kupiłbym wtedy od niego wszystko:)

Bez dwóch zdań – układ prezentacyjny pod tytułem Problem-Rozwiązanie jest bardzo skuteczny.

Wrzuć w niego swoje treści i zobaczysz jak dobrze sprawdza się w praktyce. Świetnie nadaje się do sytuacji, kiedy chcesz swoim słuchaczom coś sprzedać (jakiś projekt, jakiś pomysł, jakąś strategię itd.). Pamiętaj jednak, że siła tego układu nie tkwi w twoim rozwiązaniu tylko w dobrze zdefiniowanym problemie.

Mówiąc o dobrze zdefiniowanym problemie mam na myśli to, że twoi słuchacze powinni utożsamić się z tym problem a jego konsekwencje powinny w bezpośredni sposób ich dotyczyć. Im problem będzie dla nich ważniejszy, tym bardziej otwarci będą na twoje rozwiązanie.

Pomyśl o tym w ten sposób – jeśli mówisz o problemie, który nie jest ważny dla twoich słuchaczy albo ich nie dotyczy to prezentowane przez ciebie rozwiązanie nie będzie ich w ogóle interesować.

Jak to zrobić w praktyce?

W bardzo prosty sposób. Możesz powiedzieć coś takiego:

„Proszę Państwa, zanim przedstawię w szczegółach główny temat naszego spotkania chciałbym porozmawiać z Państwem o tym, jak sytuacja wygląda w tej chwili i jakie mogą być jej konsekwencje (tutaj powinieneś zdefiniować albo wykreować „problem” i wywołać u słuchaczy „potrzebę zmiany”). A teraz proszę zwrócić uwagę na rozwiązanie, które przygotowaliśmy. Dzięki niemu możecie Państwo uniknąć tych niebezpiecznych konsekwencji a z drugiej strony zyskacie Państwo jeszcze większą efektywność funkcjonowania zespołu.”

Drugim bardzo popularnym układem prezentacji jest tzw. Układ Chronologiczny

Układ ten jest bardzo wygodny, kiedy chcesz przedstawić swój temat na tzw. linii czasu. Prezentacja jest wówczas podzielona na 3 części a spiker przedstawia temat wystąpienia z perspektywy przeszłości („Jak było kiedyś”), z perspektywy teraźniejszości („Jak jest teraz”) i wreszcie z perspektywy przyszłości („Jak będzie później”), np.:

– Kilka lat temu modele zarządzania zwracały uwagę na … Dzisiaj w zarządzaniu ludźmi szczególną uwagę zwraca się na … Za kilka lat należy spodziewać się zmiany stylu zarządzania, który najprawdopodobniej będzie wymagał ….

Bardzo ciekawy i atrakcyjny układ. W dużym uproszczeniu mówisz: jak było wczoraj, jak jest dzisiaj i jak będzie jutro (albo czego możemy spodziewać się jutro).

Np. czym firma zajmowała się kiedyś, na co dzisiaj zwracamy uwagę i w jaki sposób widzimy naszą przyszłość. Albo: jakie podejście do sprzedaży było efektywne 5 lat temu, jakie kanały wykorzystujemy dzisiaj i, biorąc pod uwagę zmiany gospodarcze i demograficzne, z jakimi formami sprzedaży będziemy mieć do czynienia za 2-3 lata.

Trzeci – również bardzo skuteczny i atrakcyjny układ prezentacji – to Układ Przestrzenny.

Może on występować w dwóch odmianach: albo „od Ogółu do Szczegółu” albo „od Szczegółu do Ogółu”.

Układ ten często stosowany jest przy prezentacji różnego rodzaju wewnętrznych procedur, polityk, regulaminów albo sposobów działania. Prezenter w pierwszej części przedstawia generalną (ogólną) zasadę lub procedurę a następnie wyjaśnia jej szczegóły i podaje praktyczne przykłady zastosowania jej w codziennym życiu.

Np.:

„W pierwszej części naszego spotkania zapoznacie się z założeniami naszej nowej wewnętrznej procedury a w drugiej części, na kilku praktycznych przykładach zobaczycie, w jak łatwy i prosty sposób możemy ją zaimplementować.”

Druga odmianą tego układu to wersja „od Szczegółu do Ogółu”. W tej odmianie prezenter przedstawia konkretny przypadek lub przykład jakiegoś zachowania a następnie określa ogólne zasady funkcjonowania,

Możesz powiedzieć np. coś takiego:

„Pewnie każdy z was pamięta sytuację, która miała miejsce w naszej firmie 3 miesiące temu… (a po przedstawieniu szczególnego przypadku – kontynuujesz). W związku z tym od nowego kwartału wprowadzamy w życie nowe standardy, które pozwolą Wam uniknąć w przyszłości tego typu sytuacji.”

Układ Chronologiczny jest bardzo użyteczny, kiedy chcesz przedstawić jakieś studium przypadku a na jego podstawie przedstawić jakiś ogólny standard postępowania.

Czwarty układ prezentacji to tzw. Układ Tematyczny.

Ten układ możesz zastosować wówczas, kiedy podczas jednego wystąpienia chcesz poruszyć 2-3 zagadnienia, które nie są w bezpośredni sposób ze sobą powiązane. Ustalasz wówczas listę tematów i nadajesz im priorytety decydując o kolejności ich zaprezentowania. Jedna ze szkół mówi „najpierw sprawy najważniejsze” i, wykorzystując „efekt świeżości” słuchaczy, najważniejszy temat poruszasz w pierwszej kolejności. Inna strategia mówi o tym, że „najbardziej zapamiętywalne są te tematy, które były poruszane na końcu, bo z tym uczestnicy wychodzą ze spotkania”. Wówczas na początku poruszasz 1-2 poboczne zagadnienia przygotowując swoich słuchaczy do najważniejszego tematu wystąpienia, który omawiasz na końcu prezentacji (poświęcając na niego największą ilość czasu).

Piąty, i ostatni z omawianych dzisiaj układów prezentacji, to tzw. Teoria-Praktyka.

I różne jej odmiany, np. Praktyka-Teoria albo (jeden z moich ulubionych) Praktyka – Teoria – Praktyka.

Układ ten często jest stosowany podczas spotkań bardziej praktycznym lub warsztatowym charakterze. Prowadzący najpierw przedstawia jakieś zagadnienie teoretycznie a następnie prosi uczestników, żeby zastosowali tę teorię w praktyce.

Mówisz np. coś takiego:

„Segmentacja klientów to proces polegający na podziale klientów na specyficzne i różne od siebie segmenty według następujących kryteriów … (a po omówieniu teorii segmentacji ciągniesz temat dalej) … „A teraz przyporządkujcie swoich klientów do tych 4 segmentów.”

Inna odmiana tego układu to: Praktyka-Teoria. Możesz najpierw wykorzystać praktyczną wiedzę albo doświadczenia uczestników a następnie wyciągnąć z niej teorię. Możesz powiedzieć tak, np.:

„Jak każdy z Was wie, nie wszyscy klienci są tacy sami. Różnią się swoimi przekonaniami, wiedzą i doświadczeniem a to wpływa na ich zachowania. Porozmawiajmy proszę przez chwilę na ten temat i na początku chciałbym wam zadać pytanie: Jakie specyficzne grupy klientów moglibyście wyodrębnić? … Według jakiego kryterium dokonaliście tego podziału? (a po omówieniu doświadczeń, czyli praktyki uczestników wprowadzasz część teoretyczną) To, co przed chwilą zaprezentowaliście nazywa się segmentacją klientów. Segmentacja to proces … itd. „

Tak jak wspomniałem wcześniej – jednym z moich ulubionych układów warsztatowych to układ pod tytułem: Praktyka-Teoria-Praktyka.

W tej wersji układu, po omówieniu doświadczeń uczestników i wyjaśnieniu teoretycznie zagadnienia, prosisz uczestników o wzbogacenie swoich doświadczeń poznaną teorią i wykorzystaniu jej w praktyczny sposób na wyższym poziomie niż poprzednio.

Bardzo często stosuje ten układ właśnie podczas szkoleń z prezentacji.

Na początku proszę uczestników (albo uczestnika, jeśli jest to szkolenie indywidualne) o próbkę jego praktycznych umiejętności, czyli o krótką prezentację w jego wykonaniu. Następnie realizujemy cały program teoretyczny szkolenia, wzbogacony o pojedyncze ćwiczenia a na koniec warsztatu proszę uczestników o ponowną praktyczną próbkę ich wystąpień, wzbogaconą o całą poznaną teorię.

To się świetnie sprawdza, ponieważ uczestnicy widzą kolosalną zmianę pomiędzy swoimi pierwszymi wystąpieniami a tymi, które realizują pod koniec warsztatu.

Mamy więc omówione 5 układów prezentacji (i to z przykładami): problem-rozwiązanie, chronologia, przestrzenny, tematyczny i warsztatowy teoria-praktyka.

Dlaczego to jest takie ważne?

Dlaczego warto wprowadzić układy do swoich prezentacji?

Pomagają one nie tylko tobie ułożyć w odpowiedni sposób odpowiednie treści prezentacyjne w odpowiednim miejscu, ale pozwalają również łatwiej śledzić jej przebieg twoich słuchaczom. Bardzo często układ prezentacji jest komunikowany na samym początku spotkania.

Mówisz coś takiego:

„Proszę Państwa – w pierwszej części przedstawię jak sytuacja wygląda dzisiaj i dlaczego jest ona niebezpieczna dla całej naszej firmy. W drugiej części zobaczycie Państwo jakie rozwiązania przygotowaliśmy dla poszczególnych działów.”

Albo:

„Na początku przypomnę Państwu z jakich narzędzi korzystaliśmy w branży jeszcze 2 lata temu. Później zobaczycie Państwo co stosujemy w tej chwili. W trzeciej części spotkania chciałbym zaprosić Państwa w podróż do przyszłości i pokazać, co przygotowaliśmy dla naszych klientów na najbliższe nadchodzące lata.”

Albo mówisz:

„Proszę Państwa, na początku chciałbym przedstawić konkretny przypadek wdrożenia tego rozwiązania a następnie podzielić się z Państwem wypracowanymi ogólnymi zasadami, które będziecie Państwo mogli zaimplementować od razu u siebie.”

Albo mówisz tak:

„Proszę Państwa, na początku chciałbym przedstawić wyniki sprzedaży, później przypomnieć segmentację naszego rynku a w trzeciej części poruszyć temat naszej nowej strategii marketingowej.”

Albo:

„Na początku chciałbym was poprosić o to, abyście podzielili się swoimi strategiami zarządzania zespołem i poszczególnymi osobami. W drugiej części poznacie jeden z najskuteczniejszych modeli zarządzania, a mianowicie Model Przywództwa Sytuacyjnego Blancharda a na końcu porozmawiamy o tym, w jaki sposób możecie tę teorię wykorzystać w swojej codziennej praktyce managerskiej.”

Na początku przedstawiłeś układ spotkania i teraz twoi słuchacze wiedzą co będzie się działo, czego mogą się spodziewać a to pomaga im śledzić całe spotkanie z większą uwagą.

Ważne jest to, że kiedy zdecydujesz się już na któryś z Układów Prezentacji to nie zmieniaj już go w trakcie swojego wystąpienia. Bądź konsekwentny. Inaczej doprowadzisz tylko do zamieszania. Wprowadzisz niepotrzebny „szum informacyjny” i utrudnisz swoim słuchaczom odbiór tego, co mówisz.

Czasami można jednak spotkać połączenie Układu Chronologicznego z Układem Problem-Rozwiązanie. Wygląda to w następujący sposób: prezenter przedstawia jak dane zagadnienie zmienia się w czasie, ale na każdym z etapów linii czasu prezentuje Układ Problem-Rozwiązanie. Spiker mówi jak było KIEDYŚ (jakie występowały problemy i jakie zastosowano rozwiązania), jak jest TERAZ (jakie mamy problemy i jakie przygotowaliśmy rozwiązania) i co nas czeka w PRZYSZŁOŚCI (jakich wyzwań możemy się spodziewać i jak powinniśmy się do nich przygotować). Pomimo tego, że często prezentowany jest Układ Problem-Rozwiązanie to głównym układem prezentacji jest Chronologia i linia czasu.

Na zakończenie chciałbym podkreślić jeszcze dwie niezwykle ważne korzyści płynące z stosowania różnych układów:

  1. Stosowanie różnych układów prezentacji w niezwykle szybki i skuteczny sposób rozwinie twoje umiejętności i zachowania prezentacyjne. Może ci się wydawać, że któryś z układów będzie bardziej odpowiedni do twojej  prezentacji. Jednak kiedy się nad tym zastanowisz, to odkryjesz, że praktycznie każdą prezentację mógłbyś zrealizować przy wykorzystaniu dowolnego z 5 układów. Musisz się tylko zastanowić JAK to zrobić. Kiedy następnym razem przystąpisz do konstruowania prezentacji, przygotuj ją stosując rzadziej wykorzystywany przez siebie układ wystąpienia. Ze zdziwieniem odkryjesz, jakie to jest proste i jak szybko rozwijasz się jako spiker.
  2. Znajomość i umiejętność stosowania różnych układów będzie dla ciebie zbawieniem, kiedy będziesz musiał tę samą (albo bardzo podobną) prezentację zrealizować dla tej samej grupy odbiorców. W życiu korporacyjnym zdarza się to niestety dosyć często, kiedy musisz „tego kotleta odgrzać raz jeszcze” i zastanawiasz się, co zrobić, żeby w dosłowny sposób nie powtarzać tej samej prezentacji. Rozwiązaniem dla ciebie będzie zastosowanie innego układu prezentacji. Jeżeli wcześniej prezentowałeś zagadnienie korzystając z Układu Problem-Rozwiązanie, to teraz przeprowadź ją stosując np. Układ Chronologiczny. Dzięki temu nadasz tym samym treściom nieco powiewu świeżości. A co najważniejsze –  swoim słuchaczom dasz okazję spojrzeć na dany temat w nieco inny (a przez to atrakcyjniejszy) dla nich sposób – czego z całego serca Ci życzę.

Artur Raba