MNR 7: Otwartość i komunikacja wewnątrz firmy

Listen to „MNR 7: Otwartość i komunikacja wewnątrz firmy” on Spreaker.

Otwartość i komunikacja wewnątrz firmy.

Wszyscy, i to od wielu już lat, mówią o potrzebie otwartości i komunikacji w firmie. Okazuje się jednak, że dla wielu organizacji jest to wciąż spore wyzwanie. Szczególnie teraz, w czasach coronawirusa. Prawdę mówiąc nie spotkałem firmy, która byłaby zadowolona z poziomu otwartości i jakości komunikacji wewnątrz organizacji. Przypomina to raczej sytuację z kategorii „never ending story”.

Wersja tekstowa podcastu (kliknij aby rozwinąć)

Zewnętrzna konkurencja nie wyrządzi Ci tyle szkód, ile brak otwartości i zła komunikacja wewnątrz firmy. To właśnie one mogą być dla Ciebie i Twojej organizacji największym zagrożeniem a ciągłe dbanie o coraz wyższy poziom otwartości i lepszej komunikacji jest jednym z głównych zadań każdego lidera.

Z drugiej strony nie chodzi tu przecież o tzw. „komunikację firmową”, bo przecież to nie jakiś magiczny stwór o nazwie „FIRMA” komunikuje się ze współpracownikami, tylko konkretne osoby, które podejmują decyzję czy:

  • poruszyć tę kwestię, czy nie?
  • przekazać tę informację, czy nie?
  • należy zabrać głos, czy nie?

Te pytania i dylematy niosą za sobą kolejne decyzje – a mianowicie KIEDY i w jakiej FORMIE należy to zrobić.

Mówiąc o niewystarczającej otwartości i komunikacji nie mam też na myśli patologicznych zachowań. Nie mówię tutaj o:

  • świadomym działaniu na niekorzyść innych osób czy działów, czy o
  • nieujawnianiu ważnych i kluczowych informacji, albo o
  • oprawianiu niejasnej polityki, czy
  • manipulowaniu osobami i całymi zespołami

Takie zachowania oczywiście wymagają natychmiastowej interwencji i działań naprawczych.

W zdecydowanej jednak większości przypadków chodzi po prostu o to, co moglibyśmy określić jako „niewystarczający poziom otwartości i komunikacji”, który niestety bardzo skutecznie może blokować efektywność działań, kreatywność czy potencjał każdego z nas.

Pracując ze swoimi klientami bardzo często obserwuję „zachowania obronne”.

Bardzo często słyszę opinie typu:

„W naszej firmie niewiele osób wyraża na bieżąco swoje opinie. Nie komunikujemy się w sposób otwarty. Mało kto prezentuje swoje pomysły a jeszcze mniej osób walczy o to, co byłoby dobre dla nich, ich działów czy dla biznesu. Nie ma u nas platformy do komentowania decyzji czy podejmowanych działań. W efekcie trudno mówić o otwartej dyskusji czy wręcz debacie na kluczowe dla nas tematy.”

Z czasem, pojawiają się niebezpieczne postawy akceptacji takiego stanu rzeczy wraz z „dobrodziejstwem inwentarza”. W efekcie tego nowe, często doskonałe pomysły i rozwiązania nie mają szansy ujrzenia światła dziennego. To wszystko razem sprawia, że  brak otwartości i bezpośredniej komunikacji staje się nie tylko szkodliwy, ale wręcz bardzo niebezpieczny dla każdej organizacji.

Jakiś czas temu przeczytałem opracowanie, z którego wynikało, że zaledwie 10-20% osób pracujących w dużych organizacjach może potwierdzić, że w ciągu ostatniego roku odbyli z przełożonym naprawdę szczerą rozmowę w cztery oczy podczas której dowiedzieli się, co powinni usprawnić i jakie jest ich miejsce w firmie. Przy czym wynik ten był raczej bliższy 10% niż 20% i najczęściej wynikał z rozmowy związanej z roczną oceną pracownika. Tego typu rozmowy, otwarte i bezpośrednie, ale realizowana przez wielu managerów ad hoc są niestety jeszcze rzadszym zjawiskiem. W obecnych czasach coronawirusa, kiedy zadaniem każdego lidera jest natychmiastowe reagowanie na zmienne nastroje poszczególnych osób, na informacje płynące od całego zespołu – brak otwartości czy kiepska komunikacja może być gwoździem do trumny Twojej organizacji.

Odpowiedź na pytanie:

Dlaczego warto pracować nad wzrostem otwartości i bezpośredniej komunikacji wewnątrz firmy?

Wydaje się oczywista.

Tym niemniej chciałbym dać Ci 3 ważne powody, które mam nadzieję sprawią, że przyjrzysz się poziomowi otwartości i wewnętrznej komunikacji w swojej organizacji.

POWÓD 1

Budując w firmie lub swoim dziale atmosferę otwartości doprowadzasz do sytuacji, że w dyskusjach bierze udział coraz więcej osób. Więcej osób oznacza szersze spojrzenie i kopalnie pomysłów. Uruchamiasz nie tylko kreatywność, ale również i odpowiedzialność współpracowników za to, co dzieje się (lub nie dzieje się) w firmie. W automatyczny sposób zyskujesz wtedy przewagę nad konkurencją.

POWÓD 2

Zyskujesz również na szybkości działania. Szybciej można przeanalizować, skrytykować, usprawnić i wdrożyć w działanie pomysły, które poddane są otwartej dyskusji. Ilość popełnianych błędów jest znacznie mniejsza niż w przypadku realizacji zadań narzuconych, czyli zadań typu „możecie się zgodzić, albo zgodzić z entuzjazmem”. Dobrze przeprowadzony proces powinien składać się z 4 faz:

  1. krok 1 to artykulacja / czyli zdefiniowania potrzeby
  2. krok drugi to otwarta debata
  3. krok trzeci to podjęcie decyzji
  4. I ostatni krok to wdrożenie usprawnień w życie

Każda z tych faz powinna mieć swój jasno zdefiniowany czas i nie powinno ich się mieszać. Tzn. kiedy już podjęliśmy decyzję to nie warto znowu wracać do otwartej debaty.

Otwarta komunikacja jest więc dzisiaj gwarantem szybkości działania i charakteryzuje najlepsze zespoły i firmy na rynku.

POWÓD 3

Otwarta komunikacja oznacza też mniej błędów a dzięki temu mniej kosztów. Zamiast marnować czas na bezsensowne spotkania, czytanie raportów dotyczących oczywistych wniosków, przeglądanie kolejnych, nic nie wnoszących prezentacji możesz ten czas przeznaczyć na rzeczy naprawdę ważne, tj. na otwarta debatę i komunikację dotyczącą strategii, produktu czy klientów.

Robiąc listę plusów i minusów otwartości i bezpośredniej komunikacji nie możesz sobie pozwolić na ich brak (lub niewystarczający poziom) w swoim zespole czy firmie.

Dlaczego więc stanowi to ciągły problem w wielu firmach?

Jedna z odpowiedzi jest dosyć oczywista. Wiele osób woli przyjąć postawę zachowawczą. Unikają w ten sposób wymaganej zmiany i odpowiedzialności. Nie lubimy ani słyszeć ani przekazywać złych informacji i najczęściej albo unikamy ich przekazywania albo znacznie łagodzimy ich wydźwięk. Skrytykowanie jakieś decyzji czy pomysłu albo naruszenie obowiązującego status quo może wywołać niepotrzebne emocje lub konflikty. Żeby tego uniknąć wiele osób woli trzymać buzię zamkniętą na kłódkę niż zabrać głos. Dla własnego komfortu wolimy wybrać postawę „nie mówienia tego, co myślę” z obawy o relację, atmosferę czy postrzeganie przez innych. Mówiąc to, co myślisz możesz przecież wywołać niepokój, zamieszanie a często nawet i złość.

Immanuel Kant (niemiecki filozof i profesor logiki) stwierdził, że ludzie nie są otwarci w swoim własnym interesie czyniąc własne życie łatwiejszym. Drugą stroną tego samego medalu jest utrata otwartości i wzajemnego zaufania. W dłuższej perspektywie konsekwencje braku otwartości i utraty zaufania są znacznie poważniejsze niż dzisiejszy komfort naszego samopoczucia.

Druga odpowiedź jest bardziej skomplikowana. Związana jest z kulturą organizacyjną. Budowanie otwartości i bezpośredniej komunikacji może okazać się i trudne i czasochłonne. Trudne, ponieważ wymaga walki z ludzka naturą i klasycznymi zachowaniami korporacyjnymi dla których to raczej brak otwartości i szczerości jest normą niż odwrotnie. Czasochłonne, ponieważ proces budowania otwartości i lepszej komunikacji jest czasochłonny. Natychmiastowe rezultaty to ułuda. No i z całą pewnością wymagać będzie konsekwentnej postawy managerów. Jeżeli zależy ci na otwartości i bezpośredniej komunikacji należy wynagradzać te osoby, które reprezentują te zachowania i jednocześnie eliminować w zarodku zachowania znajdujące się „po ciemnej stronie mocy”. Powinieneś o tym mówić głośno i przy każdej możliwej okazji a ludzie, którzy kierują się otwartością i bezpośrednią komunikacją powinni stać się firmowymi bohaterami.

Ludzie, którzy zadają ważne pytania: Pytania typu:

  • A może warto w końcu zastanowić się nad nową strategią?
  • Co moglibyśmy zrobić, żeby wyniki były jeszcze lepsze?
  • Co by się stało, gdybyśmy przestali realizować ten scenariusz?

zagwarantują twojej firmie stały rozwój i znaczną przewagę konkurencyjną.

Pozostaje tylko pytanie w jaki sposób system wewnątrzfirmowy wspiera tego typu zachowania oraz w jaki sposób nagradza takie postawy.

Odpowiedzi na te pytania pozwolą ci zrozumieć na jakim poziomie otwartość i komunikacja jest w twojej firmie oraz z jakiego powodu. Na te pytania musisz już jednak odpowiedzieć sobie sam…

Artur Raba